Лучше варианта чем довериться профессионалам не существует. Есть специальные агентства которые такими организациями занимаются, есть они  и в Барнауле,
event-агентство SMG GROUP  smg-event.ru/articles/delovyye-meropriyatiya-kakiye-byvayut-i-kak-organizovat
как показывает гугл выдача, да и другие наверное найдутся. Они место найдут под мероприятие, и организуют всё, и пожелания учтут. Можно конечно и "левых" организаторов среди добровольцев поискать, но потом только себя винить останется, если что-то не срастётся.